Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Suomalainen Yhteiskoulu
Y-tunnus 0122164-9
Isonnevantie 8, 00320 Helsinki
Puhelin: (09) 4774 180
Sähköposti tietosuoja-asioissa: tietosuoja@syk.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimistosihteeri Mikko Sandström
040 3503691
mikko.sandstrom(at)syk.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

SYK kerää ja käsittelee henkilötietoja perusopetuksen, lukiokoulutuksen, aineopetuksen, harrastustoiminnan sekä niihin liittyvien tukitoimintojen järjestämiseksi ja tarjoamiseksi. Opetukseen sisältyy myös opiskelijan opinto- ja urasuunnittelun asiakirjat sekä ylioppilaskirjoituksiin liittyvät ilmoittautumiset, järjestelyt ja tulokset.

4. Rekisterintietosisältö

Oppilailta kerättävät tiedot:
• perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero)
• yhteystiedot, kuten huoltajien/yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot
• opetussuunnitelma, joka sisältää oppiaineet ja arvioinnit
• muut opetuksen yksilöintiin liittyvät tiedot (esim. S2-opetus, katsomusaine, opetuskieli)
• oppimisen tukemiseen liittyvät tiedot, kuten henkilökohtainen opiskelusuunnitelma, ylioppilastutkintosuunnitelma, jatko-opintosuunnitelma, mahdollinen urasuunnitelma ja koulunkäynnin ajanjakso
• oppilaan poissaolot ja tuntimerkinnät
• kurinpidolliset asiat.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tärkeimmät lähteet ovat väestötietojärjestelmä, Opetushallitus, kunnan/kaupungin koulutoimi ja muut hallinnonalat sekä opettajat, oppilaat ja heidän huoltajansa. Tietoja saadaan myös opiskelijoiden aiemmista oppilaitoksista, aluehallintovirastoista sekä ylioppilastutkintolautakunnasta.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja ne säilytetään ja tallennetaan tiloihin, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Tiedot ovat palomuurien, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Rekistereihin pääsevät käsiksi ainoastaan SYK:n henkilöstön edustajat, joiden työnkuvaan rekisterin ylläpitäminen ja käyttäminen oleellisesti kuuluu.

7. Henkilötietojen luovutukset muille

SYK toimii osana oppilaitosten verkostoa ja käyttää erilaisia kolmansien osapuolien palveluja apuna, jotta oppilaiden tiedot ovat käytettävissä erilaisissa kansallisissa rekistereissä ja SYK voi täyttää tehtävänsä oppilaitoksena.

Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu (KOSKI) kerää kootusti opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet yhteen palveluun. Tiedot kerätään suoraan opiskelijarekisteristä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)

Opiskelijahuollon asiakasjärjestelmä AURA:an siirretään järjestelmässä tarvittavat tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, kansalaisuus, kotikunta, huoltajien yhteystiedot ja opiskelijaa koskevat päätökset).

Opiskeluterveydenhuoltoa varten siirretään ulkopuoliseen järjestelmään tarvittavat tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulu, ryhmä/luokka).

8. Tietojen säilytysajat ja poistaminen

Kerätyille henkilötiedoille on eripituisia säilytysaikoja. Rekisteröidyn tietojen säilytys toteutetaan arkistointilainsäädännön määräämällä tavalla/yleisiä suosituksia noudattaen.

Rekisteröidyn oppilaan/opiskelijan tiedoilla on seuraavanlaisia säilytysaikoja:
• henkilötiedot ja lukuvuosittaiset arvosanat ja arvostelutiedot: säilytetään pysyvästi
• päättö- ja erotodistus: säilytetään pysyvästi, paitsi jos arvosanatiedot eivät ole siirretty oppilaan henkilökohtaiseen arviointirekisteriin tai vastaavaan, jolloin 50 vuotta
• kurinpitoon liittyvät asiat: opiskeluaika + 10 vuotta
• poissaoloihin liittyvät tiedot: lukuvuosi + 1 vuosi
• henkilökohtaiseen ohjaukseen ja opintojen jatkosuunnitteluun tai vastaaviin liittyvät asiakirjat (mm. hakemukset, lausunnot): oppivelvollisuusaika/opiskeluaika

Peruskoulu
• oppilaiden koulua ja luokkia koskevat luettelot ja vastaavat rekisterit: 50 vuotta
• ainevalintoihin ja opetuksesta vapauttamiseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 vuotta
• opettajien oppilaskohtaiset arvostelutietoja koskevat asiakirjat: oma tarve
• oppilaan osaamista ja edistymistä koskevat erilliset lausunnot, arvioinnit ja suositukset: oppivelvollisuusaika
• arviointikeskusteluihin ja niihin liittyviin vapaamuotoisiin tiedotteisiin liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• arvioinnin uusimiseen ja oikaisuun liittyvät asiat: oppivelvollisuusaika
• lukuvuosi-, väli- ja jaksotodistukset: oppivelvollisuusaika
• tukiopetukseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• työelämään tutustumiseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• oppimisen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 vuotta

Lukio
• opiskelijaoikeuden myöntämiseen ja opiskelijaottoon liittyvät asiat: opiskeluaika
• opiskelijan aineiden valintaa, opetuksesta vapauttamista, aikaisempien opintojen hyväksi lukemista tai vastaavia opinto-ohjelmien muutoksia koskevat asiat; ilmoitukset valinnoista, opetuksesta vapauttamiseen liittyvät pyynnöt, selvitykset ja päätökset, opintosuoritusten hyväksi lukemista koskevat selvitykset, hakemukset ja päätökset: opiskeluaika
• kurssiarviointiin liittyvät tiedot: lukuvuosi
• ylioppilastutkintotulokset ja -todistus: ylioppilastutkintotodistus annetaan opiskelijalle, tutkinnon tulostiedot säilytetään pysyvästi
• arvioinnin uusimiseen ja oikaisuun liittyvät asiat: opiskeluaika. Oikaisuun liittyvät asiat voidaan oikaisun jälkeen hävittää

9. Oppilaan, huoltajan ja muiden rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on alla kuvatut, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet häntä koskevien henkilötietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä
oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyssä valitus:
• oikeus pyytää rekisteriote henkilötiedoistansa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu SYK:n rekistereihin;
• oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
• oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
• oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten);
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
• oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi)

Rekisteröity voi esittää pyynnöt tai vaatimukset henkilökohtaisesti Helsingin Suomalaisessa Yhteiskoulussa, osoitteessa Isonnevantie 8, 00320 Helsinki, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi). Kirjallisessa ja allekirjoitetussa pyynnössä/vaatimuksessa tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. SYK toimittaa vastauksen pyyntöön kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, ja siinä muodossa kuin ne ovat SYK:n tai sen kumppaneiden rekisterissä.